Consulter tous les articles Micro-coachings EFFICACITÉ | GESTION DU TEMPS

Cela fait plusieurs mois que vous avez des difficultés à gérer votre charge de travail, notamment depuis que vous êtes le tuteur de Jules, l’apprenti en alternance qu’on vous a demandé de former, qui est de très bonne volonté, mais qui est aussi très chronophage. Vous avez entre autres le sentiment persistant d’être sans cesse interrompu par ses questions (sans compter toutes les autres interruptions dues aux appels des clients ou des collègues). De plus, c’est bientôt la “période fiscale”, le moment le plus chargé de l’année ! Vous aimeriez bien mettre en place certaines choses avec Jules pour qu’il vous dérange moins, mais vous ne savez pas par quoi commencer…

La surcharge de travail est la première cause évoquée par les salariés quand on leur demande la raison de leur stress. Effectivement, le sous-effectif chronique dans certains secteurs amène une augmentation de la charge de travail, mais ce sentiment d’être submergé peut aussi venir d’autres causes annexes, qui finissent pas se cristalliser sur la surcharge. Si par exemple votre chef ne vous écoute pas, ou que votre rôle n’est pas clair, tout cela finira par augmenter votre ressenti négatif. Vous n’aurez pas forcément plus de travail, mais ce travail sera mal vécu, ce qui augmentera ce sentiment… d’en avoir trop. Alors comment améliorer cette situation ? 

Les open spaces se sont largement démocratisés en entreprise. Aujourd’hui, beaucoup d’entre elles ont opté pour ce type d’aménagement des bureaux, au moins partiellement. Dans cet univers souvent bruyant et parfois chaotique, l'aménagement est l’une des clés possibles pour créer un environnement propice à la collaboration et à la productivité. Découvrons comment transformer ce territoire en un lieu où règnent l'harmonie et la concentration (sans oublier la convivialité !).

Vous travaillez depuis peu pour Véronique, la directrice générale de votre entreprise, un vrai bourreau de travail, dont les journées commencent tôt et finissent tard, et qui exige un engagement sans faille de la part de ses collaborateurs. Ce soir, un CODIR exceptionnel a été organisé (par l’un des directeurs) à 17h. Votre présence y est attendue. Vous savez que ce type de réunion peut se terminer très tard. Mais vous vous êtes engagée à rentrer à 18h30 pour passer du temps avec votre conjointe, qui elle aussi est très prise. Vous savez que votre directrice risque de ne pas très bien le prendre…

Cela fait quelques mois que vous travaillez avec Gaëlle, votre nouvelle directrice. Cette dernière se montre très directive, voire autoritaire par moment, et a besoin de contrôler énormément votre travail, ce qui vous agace, car le directeur précédent vous laissait bien plus d’autonomie. De plus, ce contrôle permanent réduit votre efficacité et votre réactivité, notamment face aux autres salariés, car vous devez attendre qu’elle valide les décisions que vous preniez seule auparavant, ce qui induit un temps de latence important car elle est débordée. Vous décidez de lui en parler…

Le burn-out est le “mal du siècle”. Pas une semaine ne passe sans que l’on entende “Il/elle est en arrêt pour burn-out”… Et si, sans le savoir, l’un(e) de vos collègues était à son tour sur le chemin du burn-out ? Voici quelques indices à repérer (chez vous ou chez les autres), qui vous permettront de prendre conscience du problème et d’agir rapidement…

Le stress est devenu l'une des préoccupations majeures des psychologues du travail et l'un de leurs sujets d'études préférés. En effet, son coût, ses conséquences psychologiques et son impact sur la société dans son ensemble en font le “mal du siècle”. Mais d'où vient réellement le stress dans une entreprise ? 6 facteurs ont été déterminés :

Vous travaillez dans l’équipe d’Auguste, un manager très exigeant. Dernièrement, suite à une hausse de l’activité, vous avez multiplié les heures supplémentaires pour pouvoir gérer votre charge de travail très conséquente. Lors d’une réunion d‘équipe, Auguste, mécontent, vous demande pourquoi vous n’avez pas terminé le dossier Bouchard, que vous deviez rendre 3 jours avant. Il vient d’avoir M. Bouchard, qui était très remonté et qu’il a “géré comme il a pu”. Dans la tourmente, vous avez en effet mis ce dossier de côté en vous disant que vous pourriez le rendre avec quelques jours de retard…

Les tâches multiples, les urgences font que nous nous sentons parfois débordés et stressés au travail. Dans ces conditions, il peut être difficile de nous poser pour vérifier que nous travaillons bien sur ce qui est vraiment important... Voici donc 6 conseils pour nous recentrer sur nos priorités : 

Vous pensez peut-être qu’à votre poste, vous n’avez pas besoin d’être créatif. Ce qui est faux ! La créativité, ce n’est pas seulement peindre un tableau, écrire un poème ou composer de la musique. Être créatif, c’est aussi, au quotidien, faire émerger des idées innovantes ou originales pour résoudre un problème. Alors si vous n’avez pas besoin d’être créatif, c’est peut-être que vous ne rencontrez jamais de problème ? Allez, 5 conseils à suivre pour faire fuser les idées :

La “to-do list” est l’une des premières choses que l’on peut mettre en place si l’on souhaite gérer un peu mieux son temps. Cela permet non seulement de planifier des tâches, mais aussi d’“externaliser sa mémoire”, et ainsi de réduire sa charge mentale en ayant moins de choses en tête. Mais une to-do list ne se fait pas n’importe comment ! Voici donc 5 conseils à suivre pour booster son efficacité :

Dwight Eisenhower a été Président des USA entre 1953 et 1961. Mais avant d'être élu “Maître du monde”, il a notamment participé à l'organisation du Débarquement en Normandie. Et pour que cette opération soit correctement planifiée, il a mis au point une méthode d'organisation appelée la Matrice D'Eisenhower. En voici les 6 astuces à retenir pour mieux gérer son temps :

Notre “énergie vitale” fluctue au cours de la journée. Il est donc utile de connaître son rythme biologique pour optimiser ses efforts. Car celui qui vous dit qu'il n'a aucune baisse de régime est soit un menteur, soit un cocaïnomane, soit Superman (ou les 3 ensemble ?) ! Donc comment gérer au mieux ses pics de vitalité ?

Certaines personnes (vous peut-être ?) sont “accros” à leur travail… et heureuses de l’être, tout simplement parce qu’elles aiment ce qu’elles font et qu’elles le font bien. Pour elles, les journées ne sont pas assez courtes : elles travailleraient plus si seulement elles le pouvaient. Cependant, même elles peuvent finir surmenées, soit à cause d’un manager abusif, soit à cause de leur amour aveugle pour leur travail… Voici donc quelques conseils pour ces amoureux du boulot… pour qu’ils le restent le plus longtemps possible !

Qu’est-ce qu’un(e) “assistant(e( manager” ? C’est le terme qu’on utilise maintenant pour désigner les assistant(e)s qui ont fait évoluer leur fonction, et qui se retrouvent souvent à gérer ou à accompagner des projets complexes, tout en jouant un rôle d’interface, voire celui de manager transverse dans certains cas… et tout en continuant à s’occuper des petits problèmes du quotidien ! Cette évolution dans les compétences de l’assistant(e) doit être étayée par de nouveaux comportements et aptitudes. Voici donc 4 conseils pour gagner en efficacité :

La concentration devient une denrée rare en entreprise, surtout quand on doit travailler en open-space. Et pourtant, nous serions bien plus productifs, efficaces -et moins stressés !- si toutes les conditions étaient réunies pour nous aider à focaliser notre attention sur l'essentiel ! Alors comment rester concentré avec un minimum de moyens ? Suivez ces 5 conseils :

La concentration, c’est-à-dire notre capacité à focaliser notre attention sur une seule chose, est devenue une denrée très rare au travail, pour plusieurs raisons : généralisation de l’open-space, intrusions intempestives des outils technologiques, culture de l’instantanéité… Résultats : au quotidien, la plupart des travailleurs ont un sentiment plus important de stress, d’inefficacité, de fatigue cognitive… Voici donc 4 outils et techniques qui vous permettront, à terme, de booster votre capacité de concentration.

Établir une cloison entre la vie professionnelle et personnelle n'est pas facile pour la plupart d'entre nous, et le fait d'amener notre stress à la maison n'est jamais une solution facile à vivre pour nous ou nos proches. Alors comment faire pour décompresser avant même de rentrer à la maison ?

Dans le flot quasi ininterrompu des sollicitations et obligations quotidiennes, il est quelquefois difficile d’y voir clair, de s’organiser et de prendre du temps pour soi. L’agenda est pour cela l’outil idéal, qui permet d’avoir une vision synthétique de notre emploi du temps. L’enjeu est ici d’allier organisation et bien-être, de réduire son stress et de prendre du recul. Voici donc 4 bonnes façons d’utiliser un agenda au quotidien.

En quoi se fixer un objectif est-il crucial pour notre épanouissement personnel ? Parce que se fixer un objectif, c'est donner un sens à sa vie, une direction à suivre... Et parce qu'un objectif réaliste et bien formulé nous apporte de la motivation pour avancer, progresser, agir. Mais encore faut-il savoir le faire correctement pour ne pas obtenir l'effet contraire !

Une “to-do list” est l'outil inévitable et indispensable d'une personne bien organisée. C'est tout simplement la liste des choses à faire dans la journée, liste que l'on raye avec délectation après avoir fait chaque tâche, ce qui nous motive pour passer à la suivante... Alors comment mettre un trait sur chaque ligne de cette liste ?

Il faut parfois, à certains moments, savoir accélérer notre rythme de travail, que ce soit pour gérer une surcharge temporaire, jongler entre plusieurs projets (pro et/ou perso), obtenir une promotion ou atteindre un objectif très ambitieux. Alors comment faire pour devenir (voire rester !) plus efficace au quotidien ?

Nous le savons, nous avons tous notre façon bien personnelle de gérer notre temps. Certains s’y prennent toujours au dernier moment, d’autres aiment planifier leur emploi du temps à long terme... Ce qui est sûr, c’est que chaque profil à ses avantages… et ses inconvénients  ! Voici donc 4 conseils à suivre selon votre profil …

“Timeboxer” est un néologisme d’origine anglaise, qui nous vient à la base du langage “AGILE” (le management AGILE est un mode de management particulier, souvent utilisé dans la gestion de projets). Timeboxer signifie : “Prévoir un temps bien précis pour faire une tâche et le noter dans un agenda (souvent partagé)”. Alors quelles sont les 5 raisons qui pourraient nous encourager à faire cela plutôt que nos sacro-saintes “to-do lists” ?

Les formations sur la gestion du temps sont en vogue dans ce monde au rythme effréné, et les techniques présentées sont multiples et variées. Mais, avant même d’étudier les méthodes utilisées pour être plus efficace et productif, il est important de comprendre ce que signifie réellement «  gérer son temps  » et en quoi ce type de formation peut être utile pour soi …

Le temps se comprime de plus en plus, nous le ressentons tous  : nous avons de plus en plus de tâches à faire, sans pour autant avoir plus de temps pour les réaliser  ! Il est donc essentiel, dans ce contexte, de savoir faire le tri, se concentrer sur les vraies priorités, et surtout de savoir s’organiser de façon à être le plus efficace possible ! Voici 5 clefs pour vous y aider…

Le marché du travail actuel évolue à toute vitesse, et le nombre de télétravailleurs, d’auto-entrepreneurs, ou encore de “slasheurs” (individus cumulant plusieurs activités professionnelles) ne fait qu’augmenter. La plupart de ces personnes travaillent chez elles, ou encore dans des lieux publics ou de co-working. Mais ce type d’environnement peut nuire à leur efficacité. Alors comment rester productif même quand on ne va pas au bureau ?

Beaucoup de penseurs, d’écrivains, de philosophes ont réfléchi à ce qu’était le travail, à ce qu’il représente pour nous, à ses contraintes, ses opportunités, ou à des règles pour le rendre plus facile et plus vivable. Voici 5 concentrés de sagesse à méditer…

Le stress est devenu un mot fourre-tout, qui, de fait, s’est galvaudé, et a un peu perdu de son sens. Voici donc quelques clefs pour différencier le “bon” stress du mauvais ou encore l’angoisse de l’anxiété, et pour définir par la même occasion le burn-out, ou encore le stress post-traumatique. Car plus juste est le diagnostic, plus adapté est le traitement !

Pour toutes les assistantes et les assistants, le temps est précieux. Elles (ils) doivent en effet jongler entre leur emploi du temps et celui de leurs prescripteurs de tâches, sans compter les multiples interruptions des clients, fournisseurs, collègues, agents de direction… Alors comment peuvent-elles (ils) gagner du temps, tout en facilitant le travail des autres ? Voici 4 outils à étudier de plus près :

Tout employé, tout manager doit parfois prendre une décision “risquée” car inédite ou sortant de la norme, pour faire face à un problème. Dans cette situation, il peut osciller entre l’attitude timorée (”je ne prends pas de risque !”) et l’attitude téméraire (“on s’en moque, le tout est d’avancer !”), sans réfléchir plus avant. Voici la méthode PRISME (pour Prise de RISque MEsurée) pour prendre ce type de décision de manière structurée (et pas seulement “au feeling” !) :

En entreprise, qui n’a jamais entendu ce type de phrase : “ces réunions ne servent vraiment à rien”. En effet, les collaborateurs ont souvent l’impression que les réunions les empêchent de faire “leur vrai travail” et qu’elles sont (au mieux) beaucoup trop longues. Alors comment faire pour rendre ces réunions plus efficaces ?

Les chronovores, ce sont toutes ces choses, habitudes ou personnes qui nous font perdre du temps au quotidien. Au travail, ils sont légions. Suivez donc ces 6 conseils afin de les réduire… pour gagner en efficacité !

Pour trouver une solution à un problème, nous avons toujours tendance à adopter une démarche négative, c’est à dire à partir de ce qui ne va pas. Pourtant, on peut aussi adopter la démarche contraire, c’est à dire essayer de se baser sur nos ressources pour arriver au changement désiré. Voici cette méthode, dite des “4D”:

Il existe des “Lois” issues d'observations scientifiques ou statistiques, qui nous aident à mieux gérer notre temps et mieux comprendre nos comportements aussi. Elles sont très simples à comprendre et les appliquer n'est pas si compliqué que cela ! Il suffit parfois de changer 2 ou 3 éléments dans son agenda pour devenir beaucoup plus productif !

Parfois, à cause d'un arrêt maladie qui tombe mal ou d'un départ qui tarde à être remplacé, nous nous retrouvons débordés pendant une période plus ou moins courte mais intense... Alors comment gérer cette surcharge de travail sans perdre (complètement) sa bonne humeur, son équilibre, son efficacité ? Voici 5 conseils à suivre :

Former ses collaborateurs est une tâche importante, mais rarement urgente. Du coup, les managers négligent souvent cet aspect de leur travail, car “ils n’ont jamais le temps”. Conséquences : les problèmes et les erreurs s’accumulent, les gens “apprennent sur le tas” comme ils le peuvent, rien n’est vraiment formalisé. Voici donc 4 conseils pour former ses collaborateurs de manière opérationnelle et sans perdre (trop) de temps :

Urgence… ce terme est de nos jours tellement utilisé qu’il en perd presque son sens. Et si l’urgence, c’était de se poser, de réfléchir, et de se demander comment nous pouvons travailler non pas plus ou plus vite mais mieux ? Alors voici déjà 5 conseils à appliquer le plus tôt possible pour ne pas courir… derrière les urgences !