Comment mener efficacement un entretien annuel ?
L’entretien annuel est un rendez-vous incontournable entre vous et vos collaborateurs. Il vous permet de faire ensemble le point sur l’année écoulée et de bien préparer l’année qui arrive. C’est donc un outil de management indispensable. Voici 4 conseils à suivre pour le mener à bien :
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Veillez à avoir passé vous-même votre entretien annuel avec votre supérieur hiérarchique. C’est un prérequis indispensable pour une raison simple : comment, en effet, donner des objectifs à vos collaborateurs si vous-mêmes ne connaissez pas les vôtres, sachant qu’ils doivent tous converger vers le même but stratégique ?
Vérifiez, avant de faire passer l’entretien annuel, que vous avez bien les documents suivants : la définition de fonction et/ou la fiche de poste de la personne évaluée. Préparez aussi soigneusement votre rapport sur ses résultats obtenus pendant l’année en les rapprochant des critères d’évaluation et des objectifs négociés ensemble lors du dernier entretien.
Permettez à la personne évaluée de bien préparer son entretien en lui soumettant (au minimum deux semaines avant le jour J) un questionnaire qui lui permettra de s’interroger de façon constructive sur ses performances pendant l’année écoulée, ses difficultés éventuelles, ses besoins en formation, ou tout simplement son ressenti face à son travail.
Montrez-vous ouvert et accueillant : cet entretien est l’occasion idéale pour prendre le temps de dialoguer. Pour illustrer cet état d’esprit, évitez de disposer les chaises en face à face de chaque côté de la table (position frontale = position de confrontation). Au contraire, positionnez-vous à 90° de votre interlocuteur et de préférence autour d’une table ronde.
MINI-EXERCICE
Vous trouverez ci-dessous les différentes phases à respecter pour mener correctement l’entretien annuel, mais dans le désordre. Votre objectif : les remettre dans le bon ordre !
a) Évaluation de l’évalué par l’évaluant.
b) Rappel de l’objectif de l’entretien d’évaluation.
c) Définition et négociation des ressources nécessaires pour parvenir aux objectifs fixés.
d) Définition des objectifs pour l’année suivante ainsi que des échéances de suivi/contrôle.
e) Rappel des accords passés lors du dernier entretien (le cas échéant).
f) Évaluation par l’évalué lui-même.
g) Engagements réciproques pour atteindre les objectifs fixés.
h) Rappel de la procédure de l’entretien.
Vous savez depuis longtemps à quel point nous tenons à la personnalisation ; chaque client et chaque situation sont uniques. Nos formateurs-coachs s’adaptent à votre contexte et conjuguent questionnement et exercices pratiques pour vous permettre d’atteindre vos objectifs.