4 conseils pour des réunions plus efficaces
En entreprise, qui n’a jamais entendu ce type de phrase : “ces réunions ne servent vraiment à rien”. En effet, les collaborateurs ont souvent l’impression que les réunions les empêchent de faire “leur vrai travail” et qu’elles sont (au mieux) beaucoup trop longues. Alors comment faire pour rendre ces réunions plus efficaces ?
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Faites une évaluation personnelle de la réunion que vous venez d’animer, de manière honnête. Les gens paraissaient-ils distraits ? Répondaient-ils aux questions posées ? Y avait-il beaucoup d’apartés ? Qui a le plus parlé ? Le moins parlé ? La discussion a-t-elle dévié sur des sujets hors propos ? Puis demandez-vous comment pallier le problème que vous avez mis à jour. Demandez une formation spécifique le cas échéant.
Demandez une “évaluation à 360°” des réunions que vous animez. Cela consiste tout simplement à demander aux participants ce qu’ils en ont pensé. Cela peut se faire en tête à tête ou via un questionnaire écrit ou encore sous couvert d’anonymat… Précisez que vous voulez des retours francs afin d’améliorer votre pratique, et pour faire de ces réunions des moments vraiment productifs et intéressants pour tout le monde.
Acceptez que les gens puissent refuser d’assister à la réunion, en justifiant les raisons de leur absence. Vous aurez ainsi, peut-être, l’occasion de réfléchir sur le bien-fondé de votre réunion. Si tout le monde pense que le travail qu’il doit faire est plus important que votre réunion… c’est qu’il y a un problème quelque part !
Faites en sorte que les gens soient VRAIMENT présents à vos réunions, et pas seulement physiquement. Demandez-leur de mettre leur téléphone en mode avion, faites en sorte que tout le monde s’exprime. Commencez la réunion en leur expliquant en quoi elle sera utile, quel est son objectif, et prévoyez toujours cinq minutes à la fin de la réunion pour vérifier que l’objectif est atteint. Si le résultat n’est pas à la hauteur de vos espérances, demandez aux participants de réfléchir en quoi et pourquoi cette réunion n’a pas atteint le but recherché. Bref, rendez les participants vraiment acteurs de ce moment, et non plus spectateurs. N’oubliez pas de les remercier chaudement s’ils jouent le jeu.
Formations associées :
– Formation manager une équipe
– Formation gestion du temps
MINI-EXERCICE
Trouvez les chiffres manquants dans les phrases ci-dessous :
1/ Un cadre passe en moyenne …… heures en réunion par semaine. Et sur ces …… heures, environ …… heures sont jugées improductives.
2/ …… % des participants profitent des réunions pour effectuer d’autres tâches.
3/ La durée “idéale” d’une réunion serait de …… minutes, alors que la durée moyenne d’une réunion est de …… minutes.
4/ …… % des cadres n’ont aucune formation préalable à la conduite de réunion.
Cliquer ici pour voir les résultats
➜ 1/ Un cadre passe en moyenne 23 heures en réunion par semaine. Et sur ces 23 heures, environ 8 heures sont jugées improductives.
➜ 2/ 73% des participants profitent des réunions pour effectuer d’autres tâches.
➜ 3/ La durée “idéale” d’une réunion serait de 37 minutes, alors que la durée moyenne d’une réunion est de 79 minutes.
➜ 4/ 75 % des cadres n’ont aucune formation préalable à la conduite de réunion.
En d’autres termes… on a encore beaucoup de travail pour rendre les réunions vraiment productives et efficaces !