5 bonnes raisons de bien négocier l’off-boarding d’un collaborateur
Si vous n’avez jamais entendu ce mot, sachez qu’un off-boarding est le process qui encadre le départ d’un collaborateur. L’objectif d’un off-boarding réussi est donc de faire en sorte d’accompagner le mieux possible un collaborateur qui quitte votre entreprise. Peut-être vous demandez-vous ce qui pourrait bien vous pousser à faire cela ? Vous le saurez en lisant attentivement ce qui suit…
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Pour soigner votre réputation, ce que l’on appelle maintenant la “marque employeur”. A notre époque, les réputations se font et se défont en un éclair, notamment sur la Toile. Il est donc important que le salarié sur le départ reste le plus “satisfait” possible de votre collaboration et n’aille pas se répandre en plaintes et doléances auprès de ses réseaux réels ou virtuels, amicaux ou professionnels.
Pour rendre le retour de ce salarié possible. Il arrive en effet que vous regrettiez le départ de certains employés, ou qu’ils veuillent revenir à un moment donné. Si ces employés sont compétents et agréables, il serait dommage de les en dissuader non ? Un off-boarding réussi vous permet de leur faire comprendre que “la porte reste ouverte…”.
Pour créer des relations de partenariat avec les anciens salariés. Dans certains cas, il est important de garder de bonnes relations avec eux car vous serez amenés à les côtoyer de nouveau. En effet, ils peuvent être embaûchés par un client, un fournisseur ou un concurrent, et influencer ainsi vos relations avec ces partenaires potentiels… en bien ou en mal.
Pour éviter les sabotages et les “siphonnages de données” de dernière minute. Dans certains cas, garder de bonnes relations avec le salarié sur le départ peut éviter des “brèches de sécurité”. Il vaut peut-être mieux, en effet, éviter que le salarié s’en aille avec des informations sensibles, ce qui peut tout à fait arriver quand ce salarié est mécontent (et ce n’est pas Mark Zuckerberg qui nous contredira !).
Pour préserver les collaborateurs qui restent. Le départ d’un collaborateur, qu’il soit volontaire ou pas, est souvent source de tensions au sein de son équipe. Il est donc nécessaire de rassurer ceux qui restent et de leur montrer que les valeurs que vous prônez (confiance, proximité, solidarité, respect…) ne sont pas vaines. N’oubliez pas qu’un départ est parfois perçu comme un signal fort, et peut en entraîner d’autres dans son sillage !
MINI-EXERCICE
Marie est responsable RH dans une grande PME, et réfléchit à une procédure d’off-boarding particulière pour les salariés qui prennent prochainement leur retraite. L’aspect administratif et légal est déjà réglé bien sûr, et elle sait que leurs équipes organiseront, en temps voulu, des pots de départ et des collectes d’argent pour les cadeaux, mais elle aimerait surtout faire en sorte que le savoir détenu par ces futurs retraités ne disparaisse pas avec leur départ.
Que lui conseilleriez-vous de mettre en place pour transférer un maximum de ces connaissances ?
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Les conseils (non exhaustifs) que l’on pourrait donner à Marie sont les suivants :
➜ Demander aux seniors de mettre à jour leur fiche de poste ainsi que le profil de poste correspondant.
➜ Recruter les successeurs de ces seniors le plus rapidement possible, que cela soit fait en interne ou en externe (et impliquer les seniors en question dans ces recrutements).
➜ Mettre en place une période de tuilage la plus longue possible.
➜ Il est important que les partenaires internes ou externes en rapport direct avec le futur retraité soient prévenus de son départ le plus en amont possible, pour préparer la passation sereinement et permettre au successeur de créer une relation de confiance avec eux.
➜ L’objectif principal du senior doit être de se consacrer au maximum à sa mission de tutorat/formation. Il faut donc, si possible, le décharger de tout objectif trop opérationnel pour lui laisser le temps de transmettre son savoir dans de bonnes conditions.
➜ Lui demander de rédiger certaines procédures essentielles ou de les corriger le cas échéant.
➜ Lui demander également de rédiger une “base de données des erreurs résolues”.
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Evidemment, cette transmission des connaissances ne sera jamais totale, surtout si aucun outil de transmission continue n’a été mis en place en amont (comme cette fameuse base de données des erreurs résolues). On ne remplace jamais complètement une personne avec 20, 30 ou 40 ans d’expérience. Il ne faut pas oublier non plus de soigner le bien-être de ces salariés sur le départ :
➜ En faisant un bilan de fin de carrière avec eux, afin de les valoriser, les motiver et faire le point sur les compétences acquises et leur expérience, ainsi que sur leur ressenti sur la période qui leur reste à faire.
➜ En les accompagnant afin de les pousser à utiliser les heures qui leur restent sur leur CPF pour des formations qui leur plaisent (vraiment).
➜ En accompagnant au mieux leurs projets personnels (par exemple en aménageant leurs horaires).
➜ En leur proposant un stage de préparation à la retraite.
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