5 bonnes raisons de faire du “timeboxing” plutôt que des “to-do lists”
“Timeboxer” est un néologisme d’origine anglaise, qui nous vient à la base du langage “AGILE” (le management AGILE est un mode de management particulier, souvent utilisé dans la gestion de projets). Timeboxer signifie : “Prévoir un temps bien précis pour faire une tâche et le noter dans un agenda (souvent partagé)”. Alors quelles sont les 5 raisons qui pourraient nous encourager à faire cela plutôt que nos sacro-saintes “to-do lists” ?
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Pour certains d’entre nous, la “to-do list” est un outil incontournable de la gestion du temps. Et effectivement, faire des listes est utile pour ne rien oublier. Mais la to-do list a un inconvénient : elle ne prend pas en compte la durée des tâches. Timeboxer ses tâches permet ainsi de pallier ce problème et d’être plus réaliste.
Dans une to-do list, nous marquons pêle-mêle tout ce que nous avons à faire, ce qui donne parfois des listes à rallonge, sans priorités réelles. Cela nous encourage à faire les tâches simples, faciles et urgentes plutôt que les tâches moins urgentes, mais plus importantes (pour le plaisir de rayer les tâches effectuées…). Le timeboxing permet justement d’éviter cet écueil.
Quand on timeboxe une tâche sur un agenda partagé avec le reste de l’équipe, cela permet de mieux gérer les relations avec ses collègues. Vous pouvez ainsi limiter les interruptions en mettant par exemple sur l’agenda : “9h-11H : Budget – ne pas déranger SVP”… Et en les encourageant à regarder sur l’agenda avant de vous appeler ou de toquer à votre porte.
Timeboxer permet aussi de se souvenir de ce que l’on a fait pendant la journée, la semaine ou bien le mois dernier, contrairement à la to-do list, que l’on fait souvent sur un papier et que l’on jette une fois la journée terminée. Pratique pour ceux qui ont besoin de justifier ou analyser leur activité !
Le timeboxing peut vous rendre plus efficace et moins stressé, car cela permet d’améliorer son sentiment de contrôle (qui est essentiel dans la gestion du stress : plus on contrôle, moins on subit !). Cela permet aussi de limiter le temps que l’on prend pour faire une tâche en se donnant un objectif (“Allez, je me donne 2h pour boucler ce dossier”).
MINI-EXERCICE
Connaissez-vous la méthode Pomodoro ? Comment fonctionne-t-elle ?
Choisissez la bonne réponse :
a/ Cela consiste à alterner des phases de travail de 2h avec des pauses de 15 min.
b/ Cela consiste à travailler très tôt le matin, jusqu’à 14h environ, afin de profiter des moments les plus propices à la concentration.
c/ Cela consiste à alterner des phases de travail et de concentration intense de 25 min avec des pauses de 5 min.
d/ Cela consiste à manger certains aliments (noix, fibres…) toutes les 90 min, afin d’alimenter le cerveau en nutriments régulièrement, de façon à ce qu’il reste efficace et concentré.
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La bonne réponse est la C.
➜ Plusieurs études ont montré que rester concentré tout au long de la journée sur plusieurs tâches, sans véritable pause, était contreproductif.
Fort de ce constant, Francesco Cirillo a mis au point cette méthode dans les années 80. Que signifie Pomodoro ? Rien de scientifique derrière ce terme qui signifie « Tomate » en Italien. Pour la petite histoire, étudiant, Francesco Cirillo utilisait un minuteur de cuisine en forme de tomate pour gérer son temps. D’où le nom de la méthode.
L’objectif est de rester concentré à 100% sur une seule et unique tâche pendant 25mn (appelé session).
Une courte pause de 5 min sépare chaque session. Puis un break plus long (25/30 min) intervient après plusieurs sessions. Bref, cette technique est très simple à utiliser : il suffit d’un minuteur et d’une discipline de fer !
– Si vous avez du mal à vous concentrer durablement sur une tâche
– Si vous vous laisser facilement influencer par des sollicitations extérieures
– Si vous trouvez toujours une bonne raison pour repousser à plus tard ce qui doit être traité le jour même
– Si vos journées ne vous permettent pas de mener à bien toute les tâches prévues
La technique Pomodoro vaut peut-être le coup d’être testée !
La technique du Pomodoro est particulièrement pertinente pour les indépendants ou les télétravailleurs qui exercent leur métier chez eux. Elle facilite la focalisation sur son travail en mettant de côté les sollicitations de l’environnement familial.
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