Comment gérer les bavards en réunion ?
Animer une réunion demande de l’expérience et du doigté, car le rôle de l’animateur est, entre autres, de distribuer la parole et de recadrer les débats quand ils sont trop longs ou qu’ils s’éloignent du sujet traité. Mais comment, justement, recadrer en douceur les personnes un peu trop bavardes en réunion ?
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Instaurez un tour de table obligatoire. Le but est ici de s’appuyer sur cette règle (chacun doit donner son avis) pour justement recadrer ceux qui monopolisent la parole, en disant par exemple “Allez, il reste 3 personnes qui ne se sont pas encore exprimées, donc peux-tu aller à l’essentiel ?”. Cela permet en outre de faire parler ceux qui ne s’expriment jamais.
Responsabilisez le bavard. Donnez-lui par exemple la responsabilité de faire défiler le Powerpoint s’il y en a un, la responsabilité du timing (“fais moi signe quand on a dépassé le quart d’heure pour chaque sujet !”), ou, mieux encore si c’est possible, la responsabilité du compte rendu.
Modulez les réunions en fonction de l’ordre du jour. Par exemple, vous convoquez tous les participants au début car le point 1 les intéresse tous, mais laissez partir ceux qui ne sont pas directement intéressés par le point 2, puis par le point 3, 4 etc. De toutes façons, tout le monde recevra le compte rendu. Évidemment, il vaut mieux que le bavard parte après le point 1 et non le 4 ! Dans tous les cas, c’est une bonne méthode pour réduire le temps perdu à cause des réunions.
Rebondissez systématiquement sur ce que dit le bavard, mais en sollicitant de préférence l’avis du groupe : ne vous engagez pas dans un dialogue avec lui, car cela pourrait durer un moment. Demandez par exemple : “Fabien a exprimé tel avis. Est-ce que les autres vous avez le même avis ou y a t-il une personne qui ne serait pas tout à fait d’accord ?”
Reprenez le contrôle de la réunion en résumant de façon concise et structurée ce que dit le bavard et en lui posant des questions précises et factuelles : “Je comprends que cela est important pour toi mais quel est le lien entre ce que tu dis et l’ordre du jour ?”. Au besoin, notez ce que le bavard dit et précisez-lui que vous verrez cela soit en entretien avec lui, soit à la prochaine réunion.
MINI-EXERCICE
Nadine doit animer une réunion pour la première fois et sait que Corinne, l’une de ses collègues, est une insupportable “Madame-je-sais-tout” qui a tendance à monopoliser la parole et à pinailler par esprit de contradiction. Un collègue, Jean, en a déjà fait les frais et s’est plusieurs fois accroché avec elle en réunion. Que feriez-vous à la place de Nadine pour essayer de prévenir d’éventuelles tensions ?
1/ J’éviterais que Corinne prenne la parole ou limiterais au maximum ses interventions en lui donnant une tâche qui l’occupera.
2/ Je prendrais Corinne à part avant la réunion, la valoriserais et lui confirmerais son positionnement “d’expert”, l’informerais sur ce que je vais dire et lui demanderais de me soutenir.
3/ Je la pousserais dans son argumentation pour la mettre face à ses contradictions devant tout le monde.
Vous savez depuis longtemps à quel point nous tenons à la personnalisation ; chaque client et chaque situation sont uniques. Nos formateurs-coachs s’adaptent à votre contexte et conjuguent questionnement et exercices pratiques pour vous permettre d’atteindre vos objectifs.