Résultats Micro-coaching “Conjuguer productivité et formation d’un alternant”

Vous lui demandez de vous envoyer ses questions par emails plutôt, afin de pouvoir y répondre quand vous le pouvez.

Rapidement, vous vous apercevez que cette solution, qui pouvait paraître pertinente, n’est finalement pas si efficace que ça. Premièrement parce que Jules vous envoie du coup 15/20 mails par jour avec des questions qui vous paraissent parfois totalement inutiles ou dérisoires, ce qui vous agace, et deuxièmement parce qu’en attendant votre réponse il n’ose pas forcément vous déranger et finit donc par être encore moins productif. De plus, vous sentez bien son regard de chien battu qui a besoin d’attention quand vous levez les yeux vers lui ! Vous vous astreignez donc à répondre à ses mails rapidement, parfois à l’écrit, parfois à l’oral, mais finalement vous n’avez pas l’impression de gagner tant de temps que cela, et ce fonctionnement semble de plus dégrader votre relation… 

SCÉNARIO  

Vous ritualisez un petit brief/debrief quotidien chaque matin, en arrivant, autour d’un petit café, afin de lancer sa journée.

Veillez ainsi à lui rappeler plusieurs choses :
• Ce brief est fait pour voir ensemble ce que Jules aura à faire dans sa journée : cela doit prendre la forme d’objectifs concrets et précis. Mais ce moment est aussi là pour debriefer sur ce qu’il a fait la veille ! Prévoyez entre 10 et 20 min de brief chaque jour.
• Ce brief a pour but d’anticiper les éventuelles questions de Jules ou recommandations/astuces/conseils de votre part concernant son travail. Ainsi, si le dossier que vous lui confiez est ardu, pensez aussi à lui faire un petit topo didactique sur ce sujet, ou prévoyez un petit RDV complémentaire de 20/30 min dans la journée (par exemple en début d’après midi) pour éventuellement répondre à ses questions ou revoir avec lui des points de procédure.
• Demandez à Jules de regrouper un maximum de ses questions pendant ce brief plutôt que de vous interrompre dans la journée, sauf si c’est vraiment nécessaire.
• Précisez-lui aussi que vous attendez de lui qu’il fasse un minimum de recherches personnelles pour trouver des réponses à ses questions avant de vous demander quoi que ce soit !

Vous intensifiez sa formation jusqu’à fin décembre pour l’autonomiser, car pendant la période fiscale (janvier à mai), vous avez décidé de vous mettre un maximum en télétravail.

• C’est ambitieux de votre part, mais cela risque d’être compliqué.
• D’abord, il y a de fortes chances que même en “intensifiant” sa formation, vous ne puissiez anticiper tous les cas de figures que Jules rencontrera pendant la période fiscale : ses questions ne cesseront donc pas pour autant, et vous aurez le sentiment d’avoir fait tout ça pour rien.
• De plus, ce n’est pas parce que vous donnerez plus d’informations à Jules maintenant qu’il s’en souviendra par la suite. Au contraire, cette surdose d’informations peut même se révéler contre-productive. L’apprentissage prend beaucoup de temps, et demande des réitérations régulières, surtout sur des sujets complexes comme la fiscalité ou la comptabilité. Dire ou montrer les choses une fois (ou même deux ou trois fois parfois) ne suffit pas. Vous avez sûrement l’impression d’être clair, mais n’oubliez pas que vous avez plusieurs années d’expérience derrière vous, et donc une certaine expertise, qui vous permet d’apprendre et de retenir les informations sur ces sujets beaucoup plus facilement.
• Jules risque de se sentir abandonné pendant la période fiscale, qui est, il est vrai, une période compliquée pour tous les collaborateurs… surtout pour ceux qui n’ont aucune expérience pour la gérer ! Cela ne signifie pas que vous n’avez pas le droit de vous mettre en télétravail, mais si c’est le cas, prévoyez des entretiens visio ou téléphone avec Jules au minimum 1 fois par jour pour rester dans un accompagnement bienveillant… et faites en sorte de le voir “en vrai” très régulièrement, notamment pour travailler la relation et lui faire des feedbacks plus consistants sur son travail.