Les clés d’une réunion réussie
Des recherches récentes montrent que les cadres, notamment, passent jusqu’à 20h par semaine en réunion. Sur ces 20h, seules 11 d’entre elles sont considérées comme vraiment utiles et productives. Ainsi, 73% des personnes interrogées avouent qu’ils utilisent ces temps de réunion pour faire autre chose (répondre à leurs emails notamment). Alors comment faire en sorte que les réunions ne soient pas considérées comme des pertes de temps ? Voici 5 conseils à appliquer le plus rapidement possible !
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Faites passer un questionnaire anonyme à vos collaborateurs et collègues : demandez-leur leur avis honnête sur les réunions auxquelles ils assistent : pertinence, durée, fréquence, qualité de l’animation. Cela vous permettra d’avoir un état des lieux sincère de la situation et des pistes de réflexion pour améliorer vos pratiques (individuelles comme collectives).
Faites des choix clairs en matière d’ordre du jour. Clarifiez également l’objectif poursuivi pour chaque point : faut-il recueillir de l’info ? Décider d’un process ou d’une date ? Informer ? Vous pouvez aussi, en amont, proposer aux participants plusieurs sujets possibles, leur demander de vous donner leurs 3 priorités, et ne prendre que les sujets qui ont recueilli le plus de suffrages.
Interdisez l’usage du téléphone et de l’ordinateur portable pendant la réunion (sauf, éventuellement pour la personne qui prend des notes). Montrez l’exemple sur ce sujet.
A chaque fin de réunion, demandez aux personnes présentes leur avis sur la façon dont elle a été conduite (points positifs et négatifs), et des conseils pour améliorer la prochaine. Mettez-vous d’accord sur UN SEUL axe d’amélioration à mettre en place, et essayez de vous y tenir la fois d’après.
Formez-vous sur la conduite de réunion, et demandez aux RH de proposer cette formation à l’ensemble de l’encadrement. Animer une réunion est loin d’être un exercice facile, et avoir quelques repères et astuces en la matière ne peut faire de mal à personne !
MINI-EXERCICE
Faites correspondre chacun des rôles de l’animateur de réunion avec sa définition :
1/ Fonction de production
2/ Fonction d’organisation
3/ Fonction de régulation
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A/ Favoriser l’expression de tous dans un cadre structuré.
B/ Gérer la mise en relation d’individus qui vont interagir selon leur personnalité, leur statut, leur position hiérarchique, leurs valeurs, leur intérêt….
C/ Rendre le groupe et la réunion efficaces, produire des résultats, c’est-à-dire des solutions, des décisions, des propositions…
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