5 conseils pour passer de la décision à l’action
La réunion va prendre fin, des décisions ont été prises… Comment faire en sorte que ces décisions soient suivies d’effets rapides ? Comment faire pour motiver durablement son équipe et la rendre active, voir proactive ? Comment, donc, passer des paroles aux actes, et maintenir cet engagement, ce niveau d’énergie, cette dynamique, perçus pendant la réunion de travail ? Voici 5 conseils à suivre…
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Quand quelqu’un vient vous voir avec un problème, ne le résolvez pas pour lui. Accompagnez-le plutôt en lui demandant : “Quelles sont les causes de ce problème ? Quelles ressources avons-nous pour le régler ?”. Amenez-le à réfléchir pour qu’il essaie de le résoudre par lui-même. Cela renforcera son autonomie, et le valorisera. Apprenez lui à apprendre.
Co-construisez un mode de fonctionnement collectif. Cela est valable pour une équipe projet, mais aussi pour une équipe plus classique. Demandez à chaque personne ce dont elle aurait besoin pour bien fonctionner, pour avancer rapidement, et étudiez ensemble les propositions les plus pertinentes. Puis appliquez les !
Stimulez les engagements personnels. Créer une dynamique de groupe s’appuie sur des phénomènes collectifs, certes, mais il ne faut jamais oublier que chaque individu formant ce groupe a des besoins (de reconnaissance, de communication, d’accompagnement…) différents et uniques. Faites en sorte que chacun des collaborateurs puisse s’engager dans telle ou telle action, en vérifiant qu’il a aussi intégré les moyens et le délai pour la réaliser.
Utilisez des outils de “management visuel”. Ces derniers peuvent être numériques ou plus “old-school”. Le but est d’avoir un outil visible par tous, mis à jour en temps réel ou presque, qui puisse donner des informations sur le degré d’avancement des différentes phases/parties du projet. Un simple tableau blanc avec 3 colonnes “A faire / En Cours / Terminé” peut faire l’affaire !
Utilisez des outils de “management visuel”. Ces derniers peuvent être numériques ou plus “old-school”. Le but est d’avoir un outil visible par tous, mis à jour en temps réel ou presque, qui puisse donner des informations sur le degré d’avancement des différentes phases/parties du projet. Un simple tableau blanc avec 3 colonnes “A faire / En Cours / Terminé” peut faire l’affaire !
Privilégiez les réunions courtes mais fréquentes, sous formes de briefings. Cadrez bien l’avancement de ces “briefings”, en limitant les sujets abordés, mais en faisant en sorte qu’ils soient vraiment pertinents (en privilégiant la résolution de problèmes opérationnels simples par exemple, mais qui, non réglés, peuvent vite être handicapants ou frustrants).
MINI-EXERCICE
Les “briefings” ou “stand ups”, ces “réunions éclairs” qui durent entre 5 et 15 minutes et qui se font debout sont de plus en fréquentes. Parmi les conseils suivants, pointez celui qui vous semble aller à l’encontre d’un “briefing efficace” :
1/ Structurez votre briefing, de façon à ne pas perdre de temps, et créer ainsi une trame reproduisible chaque jour car adaptable.
2/ Veillez à ce qu’il ne dure pas plus de 15 minutes.
3/ N’en faites pas un rituel, organisez-le au dernier moment, selon les besoins.
4/ Formalisez un minimum le contenu de ce briefing, gardez en une trace écrite si possible.
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La proposition N°3 est évidemment celle qu’il ne faut absolument pas suivre !
Il est important que le briefing reste un passage obligé de la journée, un rituel, donc, mais qui donne du sens à la journée. Il permet aussi de créer un rituel social, et pas seulement organisationnel, et doit être le plus impliquant possible, pour éviter le briefing trop “descendant”.
Sinon, il est important de suivre un “plan” pour votre briefing, une structure qui vous permet d’aborder les questions importantes tout en laissant quand même une certaine liberté dans les thèmes/retours.
Par exemple, votre briefing peut s’organiser de différentes façons. En voici deux exemples :
Exemple 1 (brief plutôt descendant, plutôt recommandé dans un atelier de production) :
a) ce qui a été produit/fait hier,
b) ce qui doit être fait/produit aujourd’hui,
c) les difficultés éventuelles rencontrées, les solutions pour y faire face.
Exemple 2 (brief plutôt ascendant, plutôt recommandé pour une équipe projet) :
a) Qu’est-ce que j’ai fait depuis le dernier brief ?
b) Qu’est-ce que je vais faire d’ici le prochain brief ?
c) ai-je besoin d’aide / d’outils pour être plus efficace ?
Enfin, garder une trace minimale de chaque briefing peut-être utile, pour savoir qui a fait quoi, quelles étaient les difficultés à tel moment etc. Une personne présente au brief (autre que le manager), peut rédiger un résumé de quelques lignes envoyé à tous ou seulement au manager selon les cas, en respectant par exemple la structure des plans suggérés ci-dessus.
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