Les 5 secrets de ceux qui rayent toujours toute leur “to-do list”

A noter dans l’agenda
➜ 1/ RDV avec Fournisseur Basquier, 115 cours de la Martinique, 11H-12H (déjeuner aussi ?)
➜ 4/ Cours de danse de salon, 19H/21H, 32 Rue des Mathurins. Prévoir vêtements de rechange.

A noter dans la “to-do list”
➜ 2/ Voir Jean Michel ==> retards livraisons.
➜ 3/ Appeler Pierre pour congés Pâques.
➜ 5/ Site Embaltout.com. Voir tarifs.

▼ L’agenda et la “To-do list” sont en effet deux outils différents mais très complémentaires.

La fonction principale de l’agenda est de voir d’un seul coup d’oeil vos créneaux occupés ou libres de la semaine et de planifier à l’avance vos activités importantes. Pour être fonctionnel, il doit donc être le plus clair et le moins raturé possible (pensez à écrire au crayon à papier si vous utilisez un agenda papier par exemple). Ainsi, l’agenda doit afficher uniquement les plages de temps bloquées , les RDV importants et les informations utiles à ces RDV (horaires, adresse, numéro de téléphone…). De plus, l’agenda de certains managers, directeurs ou commerciaux, doit rester visible et compréhensible par d’autres personnes (assistants, subordonnés…), d’où cette obligation de clarté. Attention, lors des RDV à l’extérieur, de bien inclure dans la plage de temps occupé les temps de trajets nécessaires.

Vous pouvez tout à fait inclure dans votre agenda une obligation personnelle si elle est sous la forme d’un RDV délimité dans le temps (comme le cours de danse). De plus, marquer ainsi ses RDV personnels sur son agenda permet de “réserver” du temps pour sa vie personnelle et de faire de ces RDV des “priorités”, ce qui est évidemment très important pour son équilibre personnel, surtout si l’on a tendance à beaucoup travailler. À faire seulement si votre agenda n’est pas public (ou en mettant juste la mention “occupé” si besoin est).

En revanche, la “to-do list” est une feuille que l’on jette chaque jour après avoir écrit celle du lendemain et fait son bilan d’activité (qu’est-ce que j’ai fait, qu’est-ce que je n’ai pas fait et pourquoi). Elle peut donc être modifiée, griffonnée et raturée à souhait. Elle énumère tout simplement les tâches que vous avez à faire dans la journée, en leur donnant si possible un ordre de priorité. Vous pouvez également noter dessus toutes vos idées quand elles vous viennent à l’esprit. La fonction principale de cette “to-do list” est de se libérer l’esprit en mettant par écrit ce que l’on ne peut retenir (notre mémoire a tendance à saturer quand on lui demande de retenir plus de 7 choses à la fois).